北京市哲学社会科学规划办公室
加强技术更新 分期稳步推进 不断提升信息化建设水平

日期:2016.07.21

来源:信息处

作者:刘昶

      市社科规划办领导班子始终把信息化建设作为社科规划管理工作不可或缺的一个重要方面,不断加强和完善信息化建设,努力为首都哲学社会科学学术研究营造良好的环境,提供优质的服务。通过信息化建设,有力推动哲学社会科学科研成果应用转化,提升社科规划管理工作现代化、科学化、规范化水平。在各级领导的重视与指导下,市社科规划办信息化建设工作奠定了较为坚实的基础,成立30年来,设立各类研究项目3900余项,形成研究报告1450余份、专注1000余部,积累了丰富的经验,取得了行之有效的成果。
随着信息技术的不断发展,新技术也层出不穷,为了社科规划管理工作信息化水平进一步提高,使其能够更好地与当前社科规划工作的快速发展相契合,更快更好地为广大社科工作者和相关政府职能部门服务,市社科规划办网站及网上项目流程管理系统进行相应的升级改版,对其功能进行加强。
      系统的设计原则是尽量简化工作量,让各个环节的用户使用起来更加便捷高效。比如项目负责人申报项目的时候可以直接通过对应管理单位的科研处给设定的用户名和密码登录系统,录入的信息可以直接提交给科研处审核,此后项目的审批结果也可以在界面中查询到。科研处方面则简化了整理资料的时间,可以把精力放到申报内容的审核上。系统的填写检查功能最大限度的避免了申报书的误填、漏填、数据错误等问题,也减轻了退回修改的可能性。进入评审阶段后,专家的选择和匹配也由系统半自动完成,通过从专家库检索出对应学科专家、完成分组并最终打印出对应结果,最大限度减轻了管理人员的工作量。立项后,项目的管理交由成果处负责。前期的数据也会同步迁移,避免了移交过程中人为产生的错误。
      项目流程管理系统的最大优势是数据的更新,项目从申报开始到结项,每个步骤的数据都会同步更新到项目数据库中,从而保证任意时间点查询到的都是最新最准确的数据。系统上线后,新增项目的数据实现了自动导入更新,取消人工录入环节。
      网站页面改版和项目流程管理系统一期升级改造工作圆满完成
2014年,市社科规划办对自1999年开始建设的门户网站和多个数据库子系统进行了整合,完善了项目流程管理系统中的项目申报管理系统,并进行了一期改造升级。主要内容有三方面:
      一、对网站栏目进行重新优化。将原网站内容上存在交叉重叠的栏目进行合并。新网站将设有“大政方针”、“社科动态”、“学术前沿”、“规划工作”、“基地建设”、“成果推介”六大栏目版块。其中,“大政方针”栏目主要宣传报道中央和市委的最新指示精神、重要会议精神、重大决策部署等;“社科动态”栏目主要报道首都社科界各类学术活动、学科建设、人才队伍建设、创新体系建设等的开展情况,以及在科研管理方面取得的成就经验等;“学术前沿”栏目主要刊登哲学社会科学研究的前沿、热点问题。“规划工作”栏目主要反映北京社科规划各项工作的开展情况和市社科规划办的发展建设等情况;“基地建设”栏目重点报道北京市哲学社会科学研究基地和应用对策研究基地积极开展科研活动、努力发挥智库作用等建设发展情况;“成果推介”栏目通过介绍北京社科规划各类项目取得的优秀研究成果,扩大成果的影响力,推动成果转化应用;除重新调整栏目内容外,升级改造还将重点提高网站的美观度和操作的便捷性,如“图片新闻”、“滚动专栏”等的引入将有效提升网站的可视、可读、可感,“公告通知”、“资料下载”等功能的强化将大幅提高用户操作的便捷性。
      二、对数据库进行充分整合。新网站将建设“规划项目管理系统”、“社科专家管理系统”、“研究基地管理系统”、“社科机构管理系统”4个数据库系统,其中“规划项目管理系统”将全面记录重大项目、年度项目、研究基地项目、增补项目等各类北京社科规划项目在申报评审、中期管理、鉴定结项过程中产生的相关资料、数据、成果等,成为规划项目的“电子档案”;“社科专家管理系统”将与规划管理各项工作紧密结合,为编制指南、评审立项、鉴定结项等工作提供服务和支撑;“研究基地管理系统”将全面收录北京市哲学社会科学研究基地的基本情况、科研工作开展情况、考核验收情况等,集中反映研究基地建设取得的成就,并为总结研究基地发展规律、提升研究基地管理水平提供数据依据和支撑;“社科机构管理系统”将收录北京地区部分社科研究机构和管理机构的基本信息,为开展业务工作提供便利。
      三、研发项目流程管理系统。项目流程管理系统主要包括项目申报、中期管理、鉴定结项三大功能模块,此次升级改造工作主要完成其中的项目申报模块。通过规划项目网上申报系统,专家学者可以实现网上申报项目、填写回执,科研处、研究基地可以实现网上审核把关,规划办用户可以实现网上审核、网上编号、统计分析、发送回执、打印证书等。网上申报系统具有几项特点:一是根据不同类型项目的具体要求和程序,为重大项目、年度项目、研究基地项目分别设计符合自身特点的网上申报通道,以便于专家学者进行申报和科研管理人员进行管理。二是强调项目申报的规范性,由系统对一些不规范申报行为进行第一道把关。如各单位的申报数量不能超过规定限额,在研项目的负责人不得再次进行申报,经费预算不得超出规定标准等。三是强调操作的便捷性。如科研管理用户可便捷地为专家创建账号、审核本单位项目,并对部分误操作进行修正,规划处和研究基地工作处用户可以快捷地为项目编号、选择评审专家、生成统计表格等等。
      升级后的网站和数据库的技术框架得到了更新,效率进一步提高,提供的信息服务更加及时,发布的内容更贴合实际需要。上线一年来,系统运行稳定,发布各类信息和通知公告数百条,更好地服务了广大社科工作者。
       项目流程管理系统二期升级改造即将启动
      一期的升级改造建设只是开始,亟需后期建设进行补充完善。比如项目信息数据库仍存在着不足。一方面,除了数据库初建时导入了大量数据以外,后期的数据更新仍依赖于人工录入,在增加了大量工作量的同时还不能保证数据的完整性和准确性。尤其是近年来,北京市哲学社会科学研究事业蓬勃发展,每年的立项数量大幅增长,在项目的研究和管理过程中都包含了大量的信息,依靠人工更新已不能保障数据的及时和准确。亟需通过开展信息化建设,运用各种新技术、新手段来满足业务工作发展需求,提升社科规划工作信息化水平。另一方面,目前的项目管理工作基本依靠纸质文件,项目负责人根据项目申报书的格式要求填写信息提交给科研处,科研处检查后再打包送到规划办,如果出现问题还得退回修改,拖延了进度也牵扯了大量精力。各种总结性的报表也需要进行人工填写,费时、费力不便于保存。
      本次项目申报管理系统二期的建设,将进一步完善,使项目申报管理系统能够适合目前各类型社科规划项目网上申报的需要,完善项目申报审批到项目管理的全流程业务实现,实现市社科规划办的在线项目中期检查、项目变更、逾期提醒、文档管理、拨款管理、项目鉴定结项等、项目文件材料立卷归档的功能。使之更加契合目前社科规划项目的管理流程和管理方式的变化,使各类社科规划项目申报用户能够通过该系统完成不同类型社科规划项目的网上申请、网上查询、网上咨询等,管理用户能够完成各类项目申请的网上审核、统计分析等,进行相关业务工作的全流程管理,使社科规划项目申报工作更加系统化、规范化、标准化更易于全面的管控,从而提高社科规划项目的申报质量,业务处理的高效性,统计的科学性,有助于辅助领导决策,最终目标达到更好的服务于社会。